行政助理

職位概述

我們正在尋找一位細緻、主動且高效的行政助理，為核心管理團隊和整個辦公室的日常運營提供支援。理想的候選人是一位多面手，具備出色的溝通能力和組織能力，能夠熟練處理多項任務，並在快節奏的環境中保持專業和冷靜。您將是確保辦公室高效、順暢運行的關鍵人物。

主要職責

行政支援：

• 為管理層（如CEO、部門總監等）提供高效的行政支持，包括日程管理、會議安排、差旅預訂和費用報告處理。
• 接聽總機電話，專業地接待訪客，並管理公司前臺區域。
• 處理日常的郵件接收、分發和寄送。
• 負責辦公室用品的採購、庫存管理和成本控制。
• 協調辦公室設備的維護（如印表機、影印機、飲水機等）

文書與文檔管理：

• 使用Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）或Google Workspace熟練地起草、編輯和格式化各種商業檔、報告、演示文稿和信函。
• 建立並維護高效的紙質和電子檔歸檔系統。
• 負責會議記錄，整理會議紀要並跟蹤行動項。

會議與活動協調：

• 安排和協調內部及外部會議，包括會議室預訂、設備準備和茶點安排。
• 協助策劃和組織公司活動，如年會、團隊建設、客戶招待會等。

溝通與協調：

• 作為公司內外部溝通的橋樑，確保資訊準確、及時地傳遞。
• 與公司內部各部門及外部供應商/客戶保持良好的溝通關係。

其他職責：

• 協助完成特殊項目和臨時交辦的任務。

任職要求

必備條件：

• 大專或以上學歷，行政管理、文秘或相關專業優先。
• 至少1-2年行政助理、文秘或相關領域的工作經驗（對應屆畢業生可要求相關實習經驗）
• 熟練使用Microsoft Office辦公軟體（尤其Word、Excel、PowerPoint）。
• 優秀的中英文口頭和書面溝通能力。
• 出色的組織能力和時間管理能力，能同時處理多項任務並分清主次。
• 注重細節，工作嚴謹，具有高度的責任感。
• 積極主動，具有解決問題和獨立工作的能力。
• 性格開朗，具備良好的團隊合作精神和客戶服務意識。

優先考慮條件：

• 有在 [特定行業，如：科技、金融、諮詢等] 的工作經驗。
• 熟悉其他辦公軟體，如Asana、Trello、Slack或類似辦公協同工具。
• 具備基礎財務知識，能處理簡單的報銷和預算跟蹤。