一、訪客接待與行政管理
1. 訪客接待與服務
- 接待來訪客戶、供應商及其他訪客，確認預約並通知相關人員。
- 引導訪客至指定會議室，提供茶水等基本接待服務。
- 管理訪客登記流程，包括簽到、發放臨時通行證等。
2.通訊管理
- 接聽總機電話，準確轉接至相應部門或人員。
- 篩選並記錄重要來電，過濾推銷或無關電話。
- 在內部通訊群組（如企業微信、Teams）發佈行政通告及相關資訊。
3.文件與會議室管理
- 處理公司郵件及快遞的收發，登記並分發文件。
- 統籌會議室預約，協調使用時間，確保設備（投影機、白板等）正常運作。
- 協助文件列印、掃描及歸檔等文書工作。
二、辦公環境與資源維護
1.環境整潔與維護
- 定期巡視辦公室，確保公共區域（特別是會議室）整潔有序。
- 監督清潔人員工作，檢查垃圾桶清理及整體清潔狀況。
- 維護前台及公共區域的裝飾（如植物、宣傳品），定期更換或修整。
2.辦公用品與設備管理
- 監控文具、藥品、紙巾、郵票等消耗品庫存，及時採購補充。
- 通過公司內部系統（如AIA EMS）申請辦公室設備維修及更換（如照明、空調）
- 與大廈管理處協調辦公環境事宜（如空調溫度調整、走廊及洗手間清潔）
- 管理茶水間整潔，定期清理冰箱內未標記的食品。
3.標示與公告管理
- 確保所有通知、指示牌（如會議室使用標示）正確张贴及更新。
